Foi de parcurs. Ghidul practic

Completarea foilor de parcurs este esențială pentru respectarea legislației aplicabile în mai multe domenii. Acest articol explică importanța foilor de parcurs în activitatea unei companii care utilizează vehicule, indiferent dacă acestea sunt în proprietatea sau în folosința firmei, fie că este vorba despre un PFA sau un SRL.

Ce sunt foile de parcurs?

Foile de parcurs au multiple roluri în funcție de contextul în care sunt utilizate:

• Contabilitate: Document justificativ pentru înregistrarea operațiunilor economico-financiare.
• Fiscal: Document care permite deducerea cheltuielilor vehiculului, fie 100%, fie 50%, în funcție de anumite condiții.
• Sănătate și Securitate în Muncă: Document prin care se fac mențiuni privind starea tehnică a vehiculului la plecarea și sosirea din cursă.
• Agenți de circulație: Document obligatoriu (alternativă la ordinul de deplasare) pentru orice șofer care conduce un vehicul al companiei.
• Instanțe de judecată: Document care poate constitui o probă cu înscrisuri.
• Contabili și administratori: Document care creează prea mare bataie de cap.

Elemente obligatorii în completarea foilor de parcurs

Deși legislația nu specifică un format exact pentru foile de parcurs, acestea trebuie să conțină minimum următoarele informații, conform Codului Fiscal (punct 68 (2) norme de aplicare):

• Categoria de vehicul utilizat
• Scopul și locul deplasării
• Kilometrii parcurși
• Norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs

Ca document justificativ, conform Ordinului 2634/2015, foile de parcurs trebuie să includă:

• Denumirea documentului
• Denumirea/numele și adresa persoanei juridice/fizice care întocmește documentul
• Numărul documentului și data întocmirii acestuia
• Părțile implicate în operațiunea economico-financiară
• Conținutul operațiunii economico-financiare și temeiul legal al efectuării acesteia
• Date cantitative și valorice aferente operațiunii
• Numele, prenumele și semnăturile persoanelor responsabile

Legislație specifică pentru foi de parcurs

Utilizarea unui vehicul aflat în folosința sau proprietatea unei firme implică OBLIGATORIU completarea foii de parcurs, indiferent dacă societatea aplică limitările de TVA și de cheltuieli de 50% sau nu.

Conform art. 13 lit.e din Legea 319/2006, angajatorul trebuie să întocmească instrucțiuni proprii pentru completarea și aplicarea reglementărilor de securitate și sănătate în muncă. Aceste instrucțiuni trebuie să stabilească reguli privind ordinea eliberării foilor de parcurs și mențiunile privind starea tehnică la plecarea și sosirea din cursă.

Totodată, conform normelor de aplicare a Legii 319/2006, aprobate prin HG 1425/2006, art.117 prevede: În cazul accidentelor de circulație pe drumurile publice în care sunt implicate persoane aflate în îndeplinirea îndatoririlor de serviciu, poliția rutieră va transmite comisiei numite de angajator, inspectoratului teritorial de muncă sau Inspecției Muncii, la cerere, un exemplar al procesului-verbal de cercetare și alte documente necesare, cum ar fi: copii de pe declarații, foaia de parcurs, ordin de deplasare, schițe.

Hotărârea nr. 1391 din 4 octombrie 2006, privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 195/2002, prevede la art. 27, alin. 2, lit. b că persoanele juridice deținătoare de vehicule au obligația să elibereze foi de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplasează în cursă.

Pentru limitarea cu 50% a cheltuielilor aferente vehiculelor și a TVA, se aplică Codul Fiscal art. 25 alin. 3 lit.l și art. 68 alin (7) lit. k, respectiv art. 298 alin (1).

Spețe pentru completarea foilor de parcurs

Chiar și atunci când foile de parcurs sunt completate, există riscul ca acestea să nu fie întocmite corect, ceea ce poate duce la refuzul ANAF de a accepta deducerea integrală a TVA-ului sau a cheltuielii respective. Cele mai des întâlnite erori la completarea foilor de parcurs includ:

• Inscrierea scopului și locului de deplasare în mod general: De exemplu, utilizarea formulărilor vagi precum „Sediu – Clienți” sau „Ploiești – București” în loc de detalii precise.
• Nespecificarea normei de consum sau specificarea normei de consum la 100 km: Este esențial să se specifice norma de consum carburant pe kilometru parcurs.
• Omiterea înscrierii categoriei de vehicul: Fiecare foaie de parcurs trebuie să includă clar categoria de vehicul utilizat.

Aceste erori pot conduce la limitarea TVA-ului și a cheltuielilor cu vehiculele utilizate de companii, chiar și atunci când foile de parcurs sunt completate.

Concluzie

Completarea corectă a foilor de parcurs este esențială pentru a respecta legislația și pentru a evita sancțiunile. Utilizarea unei aplicații dedicate, cum este FoiAuto.ro, poate simplifica acest proces, asigurându-te că toate documentele sunt complete și în ordine. Economisește timp și reduce riscul de erori, având toate informațiile necesare la îndemână.

Cu FoiAuto.ro, gestionarea documentelor de transport devine o sarcină simplă și eficientă.